Документооборот на предприятиях разного масштаба

< Раздел 5 || Раздел 6 Современный офис: 1 ||2 ||3 ||4 ||5 ||6 ||7 ||8 ||9 ||10 ||11 ||12 ||13 ||14 ||15 ||16 ||17 ||18 ||19 ||20 ||21 ||22 ||23 ||24 ||25 ||26 ||27 ||28 ||29 ||30 ||31 ||32 ||33 ||34 ||35 ||36 ||37 ||38 ||39 ||40 ||41 ||42 ||43 ||44 ||45 ||46 ||47 ||48 ||49 ||50 ||51 ||52 ||53 ||54 ||55

Документооборот на предприятиях разного масштаба

Документооборот на базе электронной почты

На предприятиях с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами.

В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

Как видно из рис. 3.25, электронная почта обеспечивает контакт каждого с каждым.

Рис. 3.25. Пример организации документооборота по принципу "каждый с каждым"

Обычно при таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение формирует собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растет, подобная организация документооборота оказывается неэффективной. Становится трудно отследить маршрут конкретного документа и проконтролировать исполнение того или иного приказа. Осложняется контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. В этом случае требуется переход на специализированные автоматизированные системы документооборота.