Ввод текста
При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с
использованием клавиши дефис ( - ). Это может затруднить последующую
работу с данными (сортировки, выборки и т. п.). Переносы в словах в
документах Excel вообще недопустимы.
Если весь текст ячейки не помещается по ширине столбца, а ячейки
справа не содержат данных, то текст отображается на листе на соседних
ячейках справа (ячейка А1 на рис. 14.3). Если же ячейки справа содержат
какие-либо данные, то весь текст на листе не отображается (ячейка А2
на рис. 14.3). При этом текст в строке формул отображается полностью.
Рис. 14.3.
Отображение текста в ячейках
Ввод чисел
При первоначальном вводе (до изменения ширины столбцов) числа в
ячейке может отобразиться число из 11 цифр. При этом ширина столбца
может автоматически увеличиться (ячейка В2 на рис. 14.4). При вводе
большего числа происходит автоматическое форматирование ячейки, и
число будет отображено в экспоненциальном формате (ячейка В3 на рис. 14.4)
Если же ширина столбца была уменьшена и число не может быть
отображено в ячейке, то вместо числа в ячейке отображаются символы #
(ячейка В4 на рис. 14.4). При этом число можно увидеть в строке формул
или в виде всплывающей подсказки при наведении указателя мыши на
такую ячейку. В ячейке число может быть отображено при увеличении
ширины столбца или при уменьшении размера шрифта.
Рис. 14.4.
Отображение чисел в ячейке
При вводе с клавиатуры десятичные дроби от целой части числа отделяют
запятой.
Для удобства представления больших чисел группы разрядов при вводе
можно отделять пробелами. Например, число 12345678 можно ввести как
12 456 789. В строке формул при этом число будет отображаться без
пробелов между разрядами (рис. 14.5).
Рис. 14.5.
Ввод чисел с разделителем разрядов
Группы разрядов числа (за исключением первой группы) должны
обязательно включать три знака. В противном случае данные в ячейке не
будут восприниматься как число. Формат с разделителем разрядов
запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода новой
числовой информации (включая даты и время) к ней автоматически будет
применяться установленный числовой формат. Для возможности ввода
другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки, для
этого можно выполнить команду Правка/Очистить/Форматы.
В большинстве случаев следует вводить числа без указания размерности.
В противном случае такая информация не воспринимается как число.
Исключение составляет обозначение рубля (следует вводить число, а
затем букву р с точкой), а также процентов (следует вводить число, а
затем символ процента % ) (рис. 14.6).
Рис. 14.6.
Ввод чисел с обозначением рубля и процентов
Обозначение рубля и процентов запоминается в ячейке. После очистки
содержимого ячейки и ввода другого числа, к нему автоматически будет
применяться установленное обозначение. Для возможности ввода обычных
чисел необходимо очистить формат ячейки, для чего можно выполнить
команду Правка/Очистить/Форматы.
Ввод дат и времени
Microsoft Excel воспринимает даты, начиная с 1 января 1900 года. Даты
до 1 января 1900 года воспринимаются как текст. Наибольшая возможная
дата - 31 декабря 9999 года.
Произвольную дату следует вводить в таком порядке: число месяца,
месяц, год. В качестве разделителей можно использовать точку (.),
дефис (-), дробь (/). При этом все данные вводятся в числовом виде.
Точка после года не ставится. Например, для ввода даты 12 августа
1918 года с клавиатуры в ячейку следует ввести:
12.8.1918 или
12-8-1918 или
12/8/1918.
При вводе года можно ограничиться двумя цифрами, если речь идет о
датах с 1 января 1930 года по 31 декабря 2029 года. Например, для
ввода даты 12 апреля 1961 года с клавиатуры в ячейку достаточно
ввести:
12.4.61 или
12-4-61 или
12/4/61.
Для дат текущего десятилетия год можно указывать одной цифрой.
Например, для ввода даты 2 ноября 2002 года с клавиатуры в ячейку
достаточно ввести:
2.11.2 или
2-11-2 или
2/11/2.
Независимо от способа ввода, первоначально дата в ячейке отображается
в полном формате (ячейки В2:В4 на рис. 14.7).
При вводе даты текущего года можно ограничиться вводом только числа
месяца и месяца с использованием тех же разделителей. Например, для
ввода даты 2 ноября сего года с клавиатуры в ячейку достаточно
ввести:
Но тогда и дата в ячейке первоначально будет отображена в кратком
формате (ячейки С2:С4 на рис. 14.7).
Рис. 14.7.
Отображение дат при вводе
Независимо от способа ввода и последующего форматирования дата в
строке формул всегда отображается в полном формате: ДД.ММ.ГГГГ.
Время следует вводить в таком порядке: час, минуты, секунды. Впрочем,
секунды вводить не обязательно. В качестве разделителей следует
использовать двоеточие (:). Точка после секунд (минут) не ставится.
Например, для ввода времени 14 часов 12 минут 00 секунд в ячейку
достаточно ввести: 14:12.
Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует ввести
букву a или p (обязательно в английской раскладке клавиатуры),
отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. После ввода
время будет отображено с обозначением РМ (рис. 14.8).
Рис. 14.8.
Отображение времени при вводе
Ячейка может содержать одновременно дату и время. Для этого
необходимо ввести дату, ввести пробел, а затем ввести время. Можно
вводить и в обратной последовательности: сначала время, а потом дату,
но пробел должен быть обязательно.
Формат даты (времени) запоминается в ячейке. После очистки
содержимого ячейки и ввода другой числовой информации, она
автоматически будет приобретать вид даты (времени). Для возможности
ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки,
для этого можно выполнить команду Правка/Очистить/Форматы.