Цель работы

Освоение приемов работы с Microsoft Access, создание отчетов.

Подготовка к работе

Изучить литературу о СУБД Microsoft Access, приемах работы и создание отчетов.

Контрольные вопросы

1. Способы создания отчетов.
2. Понятие отчета.
3. Исходные данные.
4. Ввод формул в отчет.
5. Назначение панели инструментов.
6. Основные приемы работы с отчетом.
7. Способы ввода редактирования и обработки данных в отчетах БД.

I Создание отчета

Сформируйте отчет для приемной комиссии о результатах вступительных экзаменов, используя мастер отчетов.

Прежде чем создавать сложный Отчет, стоит создать запрос к этому отчету, для того чтобы не возникло трудностей с созданием отчета. Предлагается попробовать два способа первый без создания предварительного запроса и второй способ создать предварительно запрос и по нему создать отчет.

Первый способ

• Перейти на вкладку Отчеты, выполнить команду Создать, выбрать Мастер отчетов.
• Простой запрос
• Выбрать поля, с указанных таблиц и запросов в следующем соответствии Факультет, Экзамен_1, Экзамен_2, Экзамен_3(из таблицы ФАКУЛЬТЕТЫ), Сумма баллов (из запроса "Сумма баллов", Фамилия (из таблицы АНКЕТЫ), РЕГ_НОМ, КОД_СПЕЦ, Медаль, Стаж_раб. (из таблицы АБИТУРЬЕНТЫ), щелкнуть на кнопке Далее.
• Задать один уровень группировки по полю Факультет (рис. 12.1), щелкнуть на кнопке Далее.

  
  Рис. 12.1.
• Указать порядок сортировки 1). Сумма по убыванию; 2). Фамилия по возрастанию (рис. 12.2), щелкнуть кнопку Далее.

  
  Рис. 12.2.
• Выбрать вид макета Ступенчатый, ориентация Альбомная, Настроить ширину полей для размещения на одной странице (рис. 12.3) Далее.

  
  Рис. 12.3.
• Выбрать стиль Стандартный, Далее.
• Указать имя отчета "К зачислению", щелкнуть на кнопке Готово (рис. 12.4).

  
  Рис. 12.4.
• Результат отчета представлен на (рис. 12.5).

  
  Рис. 12.5.

Обратите внимание на то, что данные в графу "Сумма баллов" выбирается из запроса "Сумма баллов". Других полей из этого запроса извлекать не следует. В режиме предварительного просмотра отчет появится на экране, чтобы отредактировать внешний вид следует войти в Конструктор.

Ввод формулы для вычисления общего количества поступивших абитурьентов, в отчет производится в конструкторе следующим образом (рис. 12.6):

• на Панели элементов нажать на кнопку Поле ;
• выбрать с помощью мыши в области Примечание отчета место, в которое следует поместить поле;
• поместить курсор в поле и ввести выражение, вычисляющее количество поступивших абитуриентов =Count([РЕГ_НОМ]).

Рис. 12.6.

Самостоятельно:

1. Выполните отчет вторым способом, сравните результаты, сделайте выводы.
2. Определите критерий, по которому будет проходить прием студентов. Например, набранные баллы не ниже 12, в виде исключения принимаются студенты, имеющие стаж работы, даже если балл ниже.
3. Занести в таблицу ИТОГИ сведения о поступлении в университет. В поле ЗАЧИСЛЕНИЕ выставить флажки в записях для принятых в университет абитуриентов, с помощью запроса.
4. На основе запроса о принятых студентах самостоятельно получите отчет со списком абитуриентов, принятых в университет в котором должны отражаться следующие поля Фамилия, Имя, Отчество, количество баллов, название факультета и специальности.

   Причем Фамилия Имя и отчество сведите в одно поле, применив вычисляемое поле в запросе следующим образом (рис. 12.7)

   
   Рис. 12.7.

   ФИО: [ФАМИЛИЯ] & " " & Left([ИМЯ];1) & "." & Left([ОТЧЕСТВО];1) & "."

   Примечание. Это формула означает, что фамилия берется полностью, а с имени и отчества первая буква слева.

   Результат применения такого запроса показан на рис. 12.8.

   
   Рис. 12.8.
5. Посчитайте, сколько абитуриентов поступило на каждый факультет.
6. Постройте круговую диаграмму по результатам поступления в ВУЗ укажите % поступивших абитуриентов, на каждый факультет.