Электронный документооборот (6)

10.9. Кодирование информации. Применение кодов в процессе решения задач

Для того чтобы информацию из документов можно было обрабатывать с помощью компьютеров, она должна быть предварительно закодирована. Кодирование предполагает предварительную её классификацию.

Существуют следующие классификаторы:

• общегосударственные, создаваемые централизованно. Они используются для обработки информации в региональных и центральных органах управления;
• отраслевые, создаваемые для некоторых отраслей производства или видов деятельности (коды бухгалтерских счетов, коды видов оплат и удержаний, виды операций с материальными ценностями и т.д.);
• локальные, предназначенные для информационного обслуживания отдельного предприятия или организации (табельные номера, коды структурных подразделений и т.д.).

Классифицирование - это деление множества объектов на классы в соответствии с нужным признаком. Если признаков несколько и между ними существует иерархическая соподчинённость, то получают иерархическую классификацию.

Правила построения иерархического классификатора следующие:

1. Определить число признаков, указать их наименование и соподчинённость (например, А (факультет) включает Б (специальности), Б включает В (группы), В включает Г (номера студента в группе)).
2. Определить число значений, принимаемых каждым признаком, и выбрать максимальное (например, А принимает максимальное значение 5, Б-3, В-4, Г-25).
3. Построить классификационное дерево (рис.10.7).
4. Построить структуру кода по схеме (рис.10.8).

Рис. 10.7. Классификационное дерево

Рис. 10.8. Структура кода

Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место одноуровневая многопризначная (фасетная) классификация. Она используется для такого деления объектов на классы, при котором ранг всех признаков одинаков. Классы - фасеты получают путём отнесения объектов в классы согласно значениям признаков одновременно. Например, множество студентов можно разделить по трём признакам: пол, успеваемость и место проживания (регион). Получим независимые классы - фасеты, представленные на рис.10.9.

Рис. 10.9. Иллюстрация к фасетной классификации объектов

Полученные таким образом фасеты позволяют с помощью операций пересечения, объединения и др. получить ответы на различные вопросы. Например, на вопрос: "Какие студенты мужского пола, проживающие в Москве, учатся на отлично"? — будет получен ответ: Иванов. Для его получения составляют фасетную формулу вида , где знак означает пересечение множеств.

Коды необходимы для автоматического поиска информации, её группировки, сортировки и получения сводных результатов вычислений. Кодирование — это процесс присвоения условного обозначения объектам. Коды могут быть цифровыми, буквенными и буквенно-цифровыми.

Распространёнными являются следующие системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная, мнемоническая (код повторения), шахматный код.

Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковых номеров без пропусков. Например, виды начислений заработной платы могут быть закодированы следующим образом: 01— основная заработная плата; 02 — премия; 03 — за работу в ночное время; 04 — за работу в праздничные дни и т.д. Кодируемые объекты не должны изменяться.

Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. Сериям присваиваются номера с учетом их возможных расширений. Например: группа основных цехов — коды от 01 до 07; группа вспомогательных цехов — коды от 11 до 16 и т.д.

Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчинённость признаков классификации. В бухгалтерском учёте распространены позиционные двух - и трёхпризначные коды. В кодах счетов бухгалтерского учёта выделяют дополнительный, аналитический уровень для получения более детальной информации. Например, для счёта 70 "Расчёты с персоналом по оплате труда" выделяют два уровня: для подразделений и для табельных номеров. Для счёта 10 "Материалы" выделяют три уровня: вид материальных ценностей (1 знак), склад (1 знак) и номенклатурный номер (2 знака). Структура кода представлена на рис.10.10.

Рис. 10.10. Структура кода (а) и пример кода (б) для счёта 10 "Материалы"

Мнемоническая система кодирования повторяет характеристики объекта. Например, коды гаечных ключей могут быть следующими: ключ 12 х 14 кодируется как 1214, ключ 14 х 17 — как 1417 и т.д.

Шахматная система применятся для кодирования двухпризначных номенклатур, например:

Коды играют определяющую роль в процессе подготовки исходных данных и решении задачи. Эта роль заключается, во-первых, в сокращении затрат на ввод исходных данных за счёт перенесения справочных данных в макет ввода первичного документа (рис.10.11).

Во-вторых, коды с помощью процедур сортировки позволяют выполнять различные группировки данных для получения многоуровневого накопления результатов. Иллюстрацией может служить документ "Сальдовая ведомость материалов по складам" (табл. 10.2).

Рис. 10.11. Иллюстрация применения кодов для сокращения затрат на ввод исходных данных

В-третьих, коды используются в процессе оформления входных документов. Например, в процессе оформления бухгалтерской отчётности указываются коды организаций, отрасль, организационно-правовая форма и т.д.

Контрольные вопросы и упражнения

1. Что представляет собой электронный документ (ЭД)?
2. Где находятся структурированные ЭД?
3. Что содержат неструктурированные ЭД?
4. Что является необходимым признаком ЭД?
5. Когда документ является электронным согласно законодательству?
6. Что представляет собой неформализованный электронный документ?
7. Что представляют собой служебные (официальные) электронные документы?
8. Какими преимуществами обладают электронные документы по сравнению с бумажными?
9. Назовите основные принципы построения системы электронного документооборота.
10. Перечислите основные функции системы электронного документооборота.
11. Какие задачи решаются с помощью современных систем документооборота?
12. Пояснить электронные потоки информации на предприятии (в офисе), которые схематично представлены на рис.10.1.
13. Что представляет собой документооборот?
14. Каким образом может появиться электронный документ?
15. Почему всякая система электронного документооборота должна быть распределённой?
16. Перечислите функции систем электронного документооборота.
17. Какими параметрами характеризуются носители электронных документов?
18. Поясните типы поиска документов и случаи их использования.
19. Как осуществляется поддержка защиты документов от несанкционированного доступа?
20. Как различаются документы по типам носителей информации?
21. Какие преобразования проходят документы от момента первой записи до сдачи в архив?
22. Какова важнейшая функция системы документооборота?
23. Пояснить системы маршрутизации.
24. Что понимается под угрозой безопасности компьютерной системы?
25. Какими могут быть угрозы?
26. Поясните типы угроз электронным документам.
27. Какие меры входят в комплекс защиты электронной документации?
28. О чём гласит федеральный закон № 1-ФЗ от 10 января 2002 года "Об электронной цифровой подписи"?
29. Что является одной из главных преднамеренных угроз?
30. Что представляет собой компьютерный вирус?
31. Какие этапы включает жизненный цикл вируса?
32. Покажите взаимосвязь между методами и средствами защиты информации (рис.10.3).
33. В чём состоит защита методом управления доступом?
34. Покажите взаимосвязь между методами и средствами защиты информации.
35. Поясните понятия идентификации и аутентификации.
36. Поясните криптографический метод защиты.
37. Какие существуют классификаторы для кодирования экономической информации?
38. Перечислите правила построения иерархического классификатора.
39. Поясните суть многопризначной (фасетной) классификации. Когда она используется?
40. Создайте множество фасет и фасетных формул, которые позволяют получить ответ на следующий вопрос: какие студенты женского пола, проживающие в Москве, имеют детей?