10.1. Электронная документация: определение и особенности

Документ является основным способом представления информации. Электронный документ — это бумажный документ, введённый в компьютер для обработки. Финансовые электронные документы могут снабжаться электронной подписью. Электронные документы бывают структурированными, и тогда они находятся в базах данных, и неструктурированными, содержащими тексты на естественном языке.

В общем же принято считать под электронным документом (ЭД) структурированный информационный объект, в соответствие которому может быть поставлена совокупность файлов, хранящихся на накопителе компьютера. Необходимым признаком ЭД является "регистрационная карточка", состоящая из реквизитов документа, содержащих перечень необходимых данных о нём. Согласно законодательству, электронным является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронные документы можно разделить на два основных типа: неформализованные (произвольные) и служебные (официальные). Неформализованный электронный документ — это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе. Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

Электронные документы по сравнению с бумажными обладают следующими преимуществами:

• более низкая стоимость и время передачи электронного документа из одного места в другое;
• более низкая стоимость и время тиражирования ЭД;
• более низкая стоимость архивного хранения ЭД;
• возможность контекстного поиска;
• новые возможности защиты документов;
• упрощение подготовки ЭД в сочетании с широкими возможностями;
• принципиально новые возможности представления ЭД. Документ может иметь динамическое содержание (например, аудио-, видеовставки).

10.2. Электронный документооборот

Основные принципы построения системы электронного документооборота:

• соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;
• распределённость;
• масштабируемость;
• модульность;
• открытость;
• переносимость на другие аппаратные платформы.

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

• регистрация документов;
• контроль исполнения документов;
• создание справочников и работа с ними;
• контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
• создание и редактирование реквизитов документов;
• формирование отчетов по документообороту предприятия;
• импорт документов из файловой системы и Интернета;
• создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);
• работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
• электронное распространение документов;
• работа с документами в папках;
• получение документов посредством сканирования и распознавания.
• уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определённые задачи, стоящие перед организацией. К таким задачам можно отнести следующие:

• обеспечение более эффективного управления за счёт автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
• исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
• исключение необходимости или существенное упрощение и удешев-ление хранения бумажных документов за счёт наличия оперативного электронного архива;
• экономия ресурсов за счёт сокращения издержек на управление потоками документов в организации;
• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
• обеспечение кадровой гибкости за счёт большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);
• оптимизация бизнес - процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Электронные потоки информации на предприятии (в офисе) схематично представлены на рис.10.1.

Рис. 10.1. Общая схема электронного документооборота

Документооборот — это прохождение документов по соответствующим отделам до сдачи их в архив. Электронный документ может появиться либо в результате ввода бумажного документа с помощью клавиатуры или сканера, либо из глобальной сети, либо из локальной сети сторонних организаций.

Всякая система электронного документооборота должна быть распределённой, так как ввод документов происходит на территориально-распределённой организации.

Перечислим функции систем электронного документооборота.

1. Хранение электронных документов. Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами:
   1. стоимостью хранения 1 мегабайта информации;
   2. скоростью доступа к информации. Задача заключается в выборе оптимального носителя.
2. Организация поиска документов. Существуют два типа поиска. Во-первых, атрибутивный поиск, когда каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов. Поиск документа осуществляется путём сравнения значений этих атрибутов со значениями запроса. Примерами атрибутов могут служить код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т.д.

   Во-вторых, полнотекстовый поиск, когда документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.

   Для поиска известного документа используется атрибутивный тип, для неизвестного — полнотекстовый.
3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.
4. Маршрутизация документов. Документы различаются по типам носителей информации. Существуют три типа носителей: 1) бумага; 2) микрофиши: с точки зрения поиска мало чем отличаются от бумаги, но занимают меньше места; 3) электронные носители — жёсткие, оптические, магнитооптические диски.

От момента первой записи до сдачи в архив документы проходят различные преобразования (рис.10.2).

Документы могут существовать одновременно в нескольких видах, переходя из одного вида в другой. В каком виде должен храниться документ, зависит от ограничений, накладываемых пользователем на стоимость, и время поиска документа, а также от стоимости передачи документа от одного рабочего места к другому.

Массовый ввод документов, которые, как правило, не подлежат арифметической обработке (тексты), осуществляется с помощью операции сканирования. Для этого вначале выполняется подготовка к вводу документа, а затем ввод.

Рис. 10.2. Схема преобразования различных видов документов

Подготовка состоит в следующем: если документ новый, то он описывается и регистрируется как новый класс документа. Для этого документ сканируется (незаполненный) и создаётся форма по отсканированному шаблону. Далее определяются те поля, которые будут распознаваться системой или заполняться пользователем с клавиатуры. Указываются типы данных обрабатываемых полей. После сканирования документы автоматически направляются на операцию распознавания. Но перед этим система осуществляет ряд операций, улучшающих изображение символов (выравнивание, удаление шума, восстановление символов и др.). Особенно это важно для рукописных данных.

Одна из важных функций системы документооборота — маршрутизация и контроль исполнения. Маршрутизация сообщений в системе электронного документооборота — это построение схемы, согласно которой они передаются между рабочими местами пользователей АРМ.

Известны следующие системы маршрутизации:

1. Свободная маршрутизация — последовательная или параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной он одновременно поступает к нескольким пользователям.
2. Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем понимается: контроль доставки документа; контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено); мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).
3. Маршрутизация по заранее определённым маршрутам с контролем исполнения.
4. Система электронной почты.

В сети Интернет электронный документооборот организуется в той группе сервисов, которая обеспечивает поиск информации с помощью Web-серверов.

Все Web-серверы делятся на две группы: 1) серверы управления трафиком (traffic); 2) конечные серверы.

Пользователь с помощью серверов первой группы отыскивает необходимую информацию, а потом обращается за помощью серверов второй группы. Наиболее мощные средства в группе серверов управления трафиком — это порталы, т.е. Web-узлы, представляющие собой сочетание базовых услуг, например, информационного поиска и передачи найденной информации с помощью электронной почты. Главное отличительное свойство портала в том, что он не только отыскивает для пользователя необходимую информацию, но ещё и обеспечивает набор сервисных услуг.

Конечный сервер может содержать рекламный сервер, состоящий из 1—2 страниц, информационный сервер, Интернет - магазин, Интернет - витрину.

Чтобы быть доступными для конечного сервера, электронные документы описываются с помощью специального гипертекстового языка HTML, представляющего собой набор правил для описания структуры любого электронного документа.